Réaliser soi même sa BDES sous Excel calcul du cout

Quels sont les coûts à prévoir pour la mise en place d’une BDESE Excel ?

Au lancement de notre première réponse à la BDESE sous la forme d’un modèle Excel à compléter avec des fonctionnalités d’éditions de PowerPoint, nous avions également mené l’enquête sur le taux d’équipement des PME\ETI. Au-delà du nombre d’entreprises qui en septembre 2015 n’avaient pas encore eu vent de cette nouvelle obligation réglementaire RH, parmi cette cible de PME de très nombreuses entreprises avaient pris le parti de produire un document Excel reprenant les thématiques, indicateurs du contenu. 64 % des PME interrogées parmi un panel d’entreprise dont l’effectif était compris entre 50 et 300 salariés déclaraient n’avoir pas pris le temps de sa mise en place. 1/3 avaient pris le temps d’une réponse à la BDES et parmi ce tiers, un tiers envisageait de le faire avec Excel.

Légalité de la réponse à la BDESE sous Excel

Il y a eu polémique au lancement de cette nouvelle obligation réglementaire avec le nom donné de base de données économiques et sociales et l’affirmation que les représentants du personnel devaient avoir un accès permanent à cette base.

A partir de là, et à juste titre, les directions des ressources humaines ont pensé devoir consolider en ligne une information actualisée au fil de l’eau des indicateurs de la BDESE avec des élus et représentants se connectant en ligne pour étudier les documents des consultations récurrentes, des autres consultations, mener leurs propres analyses sur des jeux de données anonymisées. Certains éditeurs ont apporté cette réponse logicielle globale d’organisation du dialogue social dans l’entreprise via cette base de données du « dialogue social ».  De très nombreuses organisations ont également choisi de répondre à cette obligation réglementaire au sens du contenu à produire plus que des moyens technologiques à mettre en œuvre et c’est alors tout naturellement qu’elles ont choisi Excel pour sa praticité et son coût.  Dans ce contexte, la situation a été éclairée par le ministère du travail et par la jurisprudence. En effet, celle-ci précise, rejoignant ainsi la position du ministère du travail, la condition d’accès permanent doit être considérée comme satisfaite dès lors que la BDESE est accessible « soit par informatique pendant les heures de travail à partir de l’adresse IP des agences, soit sur support papier par courrier ou fax sur demande ». De plus, il a été précisé que les entreprises de plus de 300 salariés devaient mettre à la disposition des CSE sur un support informatique. Pour conclure, rien n’affirme que mettre à la disposition de son CSE un rapport Excel contenant les indicateurs exigibles pouvait être jugée comme non conforme.

Dans la pratique, 10 ans après le début de cette obligation réglementaire ,le principe du rapport Excel est communément admis sans difficultés et c’est d’ailleurs la voie majoritairement choisie par de très nombreuses organisations.

LES LIMITES D’UN MODELE DE BDESE EXCEL

Le contenu réglementaire dit supplétif de la BDESE est différent pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à 300 salariés et 50 salariés. Le contenu que doit respecter les entreprises au sens SIREN du terme de plus de 300 salariés est beaucoup plus complexe que les entreprises de moins de 300. Pour répondre au contenu de manière exhaustive aux décrets d’application, le choix d’Excel pour les plus de 300 salariés nous semble être une erreur. Pour les entreprises dont l’effectif n’excède pas 300, le contenu étant plus synthétique, Excel peut très bien y répondre.

L’actualisation des indicateurs RH est l’une des limites d’un tel modèle. En effet, la communication de la BDESE nécessite au moins 3 mises à jour annuelles des indicateurs RH. Aussi, il faut prévoir une alimentation automatisée de ces indicateurs pour être à même de communiquer des informations régulières. D’expérience, il est assez connu qu’un tableau de bord qui nécessite plusieurs jours de construction est souvent destinée à disparaître ou à être remplacée régulièrement par une réponse plus simple, moins onéreuse en terme de temps.  Si comme dans le cas de la BDESE, il n’y a pas une appétence et une nécessité impérieuse à la produire, la mise à jour de son contenu finira obsolète, voire plus communiquée du tout.

Tirés de l’expérience de ces faits, il est préférable de prévoir son alimentation avant sa mise à disposition. Dans notre réponse à la BDESE, la DSN a été choisi comme une évidence au regard de l’officialité de cette information, de sa praticité en tant que norme et par son accessibilité via les logiciels de paie. Bien que prévoir l’alimentation de sa BDESE Excel ne soit pas si simple, c’est possible et nous allons tenter de vous faire part des étapes à envisager et des coûts directs ou indirects associés.

La réalisation en interne de sa propre BDESE sous Excel est-elle réellement source d’économies ?

Aujourd’hui, nous vous proposons de calculer vous-même le coût de développement et réalisation de votre propre BDESE. Pour cela, nous mettons à votre disposition un outil de calcul (sous Excel !) qui vous permet :

• d’identifier les ressources internes et/ou externes que vous affectez au projet
• de spécifier le niveau de séniorité des membres de l’équipe
• d’affecter le nombre de jours passés par les différentes ressources sur le projet

Puis l’outil calcule le coût global de la réalisation. Vous pouvez ensuite confronter l’intérêt de développer votre propre solution avec le coût de solutions du marché.

Pour rappel, la réalisation d’une BDES, nécessite de passer par les grandes étapes suivantes en mode Projet :

• l’appropriation du sujet par l’équipe. C’est un vaste sujet nécessitant des compétences impliquant plusieurs métiers : juriste, ressources humaines, finances et informatiques.
• la spécification des besoins au regard de la taille et de l’organisation de l’entreprise
• la détermination des indicateurs retenus pour présenter l’intégralité des données requises par la BDES(Décret BDES – site legifrance)
• le développement d’une solution de type Excel
  • Alimentation du modèle Excel : données DSN, requêtes basées sur votre SIRH ou le logiciel de paie
  • mode saisie des autres indicateurs formation, finances, R&D, sous traitance
  • Saisie de tendances et de commentaires explicatifs des indicateurs
  • Présentation des données sous forme de tableaux et graphiques pour rendre les données interprétables
  • Publication des graphiques commentés sous la forme d’une présentation powerpoint
  • …
• la consultation des instances représentatives du personnel pour validation de la solution retenue et de sa structure
• la validation de la solution par un juriste ou un avocat en droit social
• la phase de tests
• l’élaboration des procédures d’alimentation et de mise à jour de la BDES
• l’intégration des données et des compléments d’information à la base (via une GED par exemple)
• la gestion des droits d’accès

De plus, le sujet sollicite les compétences de plusieurs services :

• informatique
• ressources humaines
• finance
• juridique
• ainsi que la mobilisation des Instances Représentatives du Personnel, qui ont leur avis à donner sur la solution retenue

Vous pouvez accéder à notre nouvel outil de calcul, via le lien suivant : BDES_Comparatif de coûts valable pour la partie projet et l’actualisation annuelle des informations. Nous vous proposons dans un premier temps d’estimer le coût que tant pour la partie projet qu’actualisation pour la mise en place d’un modèle Excel interne alimenté par requête issu de votre SIRH.  Puis nous vous proposerons de comparer avec le coût projet de notre formule et la redevance annuelle associée. Ce coût complet pour une BDESE fiable et régulièrement mise à jour est le meilleur compromis entre agilité, prix et tranquillité d’esprit.

Pour information, cet article a été mis à jour le 07/03/2024 Cette simulation est basée sur les prix 2024  d’une formule BDESE & INDEX HF pour une entreprise dont l’effectif est compris entre 50 et 100 salariés pour un établissement SIRET.