CONTROLE INDEPENDANT DE LA DSN
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est plus qu’une simple formalité administrative automatisée par votre logiciel de paie. Elle est le vecteur de vos obligations sociales : cotisations URSSAF, retraite, complémentaires, droits à la retraite de vos salariés, indemnités journalières, prévoyance, chômage.
Avec le premier jet de la DSN de substitution, la donne a changée – l’organisation devient pleinement responsable de ses déclarations pour en assumer pleinement les conséquences.
Et accorder une confiance absolue à son logiciel de paie, en achetant son module chargé de contrôler les erreurs qu’il a lui-même produit… n’est-ce pas une folie ?
Des DSN mal paramétrées, une mauvaise pratique, ou des dysfonctionnements logiciels peuvent avoir avec des conséquences financières et sociales lourdes.
Pourtant, la grande majorité des organisations n’effectue aucun contrôle structuré.
On fait confiance au logiciel de paie, à son expert-comptable, à son prestataire paie externalisée. On suppose que ce qui est envoyé est correct à priori, mais est-ce une approche viable ?
Voici pourquoi instaurer un contrôle régulier de vos DSN n’est plus une option.
LA DSN N'EST PAS FIABLE PAR DEFAUT
Le logiciel de paie génère la DSN à partir des données de paie. Mais, la transcodification n’est pas automatiquement correcte. De plus, il y aura toujours des erreurs déclaratives métier qui ne généreront aucune anomalie technique.
Les outils de contrôle intégrés aux logiciels de paie vérifient la cohérence de format (présence des blocs obligatoires), pas la cohérence métier de vos déclarations.
Autrement dit : votre DSN peut être acceptée sans aucune anomalie apparente, et comporter pourtant des erreurs significatives sur les bases de cotisation ou les taux appliqués.
Ce décalage entre ce qui est déclaré et ce qui aurait dû l’être amène une dimension supplémentaire de redressement. La paie peut-être juste mais pas sa déclaration.
DEFENDRE LES DROITS DES SALARIES
Chaque DSN transmise contribue à construire les droits sociaux de vos collaborateurs : trimestres de retraite, points AGIRC-ARRCO, indemnités journalières de Sécurité Sociale, droits au chômage.
Une DSN qui déclare un salaire omettant certains éléments de rémunération dans les bases de cotisation, ou qui déclare un contrat non conforme à sa situation, prive directement le salarié d’une partie de ses droits — là aussi sans aucune alerte.
Les conséquences peuvent se révéler plus tard ou jamais : à la liquidation de la retraite, lors d’un arrêt maladie prolongé, ou au moment d’un licenciement.
Un contrôle régulier permet de détecter et corriger ces erreurs avant qu’elles ne deviennent des préjudices au détriment de vos salariés et de la crédibilité employeur.
Si DSN de substitution il y a, l’entreprise doit informer les salariés concernés, ce qui n’est pas forcément un élément de crédit pour l’employeur :
SECURISER LA CONFORMITE NEODES
Les cotisations sociales sont calculées sur des bases légales précises avec des obligations déclaratives qui le sont tout autant. Les taux applicables, les plafonds de Sécurité Sociale, les exonérations (LODEOM, RGDU, FORFAIT SOCIAL, MOBILITE,…) sont soumises à des règles complexes et évolutives. Une mauvaise application génère soit des sous-déclarations (risque de redressement), soit des sur-déclarations (cotisations versées en excès).
Les contrôles URSSAF sont de plus en plus ciblés et alimentés par les données DSN elles-mêmes : l’administration dispose désormais d’un historique déclaratif complet et d’outils de détection des incohérences. Une organisation dont la DSN est structurellement bien contrôlée réduit considérablement son exposition aux redressements.
Déclarer des DSN présentant des anomalies attire les radars de l’URSSAF.
PILOTER SA MASSE SALARIALE
La DSN est la masse salariale de l’entreprise, normée pour demain.
Les éléments la constituant (variables, primes, indemnités, avantages en nature, IJSS subrogées) se trouve être très détaillée et de plus officielle.
Un contrôle régulier permet à la direction financière et RH d’avoir une lecture fiable et cohérente avec la possibilité facilité de mesurer des indicateurs de pilotage et de suivi budgétaire fiabilisés :
- Impact des effets volume : entrées, sorties, turnover, structure, noria,…
- Impact des effets prix : augmentations générales, promotions…
- Impact des éléments variables : primes & indemnités…
C’est un outil de pilotage qui présente des avantages par rapport aux sources de paie classiquement utilisées.
La DSN étant une norme, elle est comparable par rapport à d’autres organisations.
PREPARER LES CONTROLES URSSAF
Lors d’un contrôle URSSAF, l’inspecteur dispose de l’intégralité de vos DSN sur la période contrôlée. Il peut reconstituer vos bases de cotisation, comparer avec vos bulletins de paie, et identifier tout écart.
Une organisation qui n’a jamais contrôlé ses propres DSN découvre souvent des anomalies en même temps que l’inspecteur — c’est une situation inconfortable
À l’inverse, une organisation qui maîtrise ses déclarations peut aborder ce type de contrôle avec sérénité, voire anticiper les points de fragilité et les corriger avant l’ouverture de la période de contrôle.
L’entreprise a tout intérêt à parler le langage de l’inspecteur.
VALORISER L'AUDIT SOCIAL
Pour les grandes organisations, les groupes, les associations et les établissements publics hospitaliers ou territoriaux, la qualité des déclarations sociales est un indicateur de maturité de la fonction RH.
Elle peut être scrutée lors de fusions-acquisitions (due diligence sociale), de certifications, ou simplement dans le cadre du dialogue social avec les représentants du personnel.
Disposer d’un historique de contrôle structuré est un actif.
Il atteste que votre organisation vérifie activement la qualité de ses déclarations, sans laisser à son repreneur des dossiers cachés par exemple sur la retraite des collaborateurs ?
RGPD, LOGICIEL OU SERVICE ?
Faire contrôler sa DSN par un prestataire indépendant est une nécessité.
Mais alors que mon logiciel de paie est SAAS et que mes DSN sont en ligne, est-il vraiment opportun de placer ses DSN sur une autre plateforme SAAS ?
Le contrôle de la DSN devra être interne à l’entreprise car consolider les DSN des organisations fera de ces plateformes SAAS des cibles faciles.
Autant les éditeurs de paie auront peut-être le modèle économique pour mettre en œuvre les investissements nécessaires en terme de sécurité, autant le seul contrôle de la DSN….
Pour cette raison, chez IRP LINK, nous vous proposons 2 choix selon votre besoin :
- Service de contrôle DSN par nos soins, loin des regards sur un serveur déconnecté internet et possibilité d’anonymisation des données pour les PME
- Mise en place d’un logiciel de contrôle dans votre infrastructure pour les groupes et ETI
La spécificité d’un contrôle DSN expert réside dans le fait de travailler directement sur les données brutes de la DSN.
Cette approche permet de :
- Détecter des incohérences que le logiciel ne signale pas, faute de référentiel fonctionnel intégré ;
- Reconstruire les bases de cotisation attendues et les comparer aux bases déclarées, bloc par bloc telles que les OPS les reçoivent vraiment
- Identifier les anomalies de codification sans les biais liés à l’interface du logiciel ;
- Proposer des corrections via injection de blocs DSN de correction, sans toucher à la paie elle-même.
La DSN nécessite beaucoup plus qu’une simple vérification de conformité de format.
