HISTORIQUE DE LA DSN
La DSN a été instaurée par l’article 35 de la loi Warsmann du 23 mars 2012 (1), ou « loi de simplification du droit et d’allègement des procédures administratives », qui en précise le contenu.
Depuis janvier 2017, toute organisation de droit privé et depuis 2022 toute administration doit déclarer ses salariés via la DSN.
Le projet DSN est un projet de titan, couvrant plus de 27 Millions (2) de salariés selon les données de l’INSEE à fin 2023, pour tout type d’organisation ayant au moins un salarié : soit plus de 600 conventions collectives, 3 fonctions publiques (Etat, Hospitalier et Territoriale),….,
La DSN doit être le reflet de la situation des salariés au niveau individuel chaque mois sur tous les aspects du contrat : arrêts de travail, suspensions, rémunérations et cotisations sociales. Initialement, selon les mots d’Eric Hayat, créateur de la DSN, l’un des enjeux était de restituer les données au niveau nominatif pour s’assurer des droits des salariés.
La DSN est une codification de la paie française. Les enjeux sont colossaux :
– Optimisation des systèmes de traitement des Organismes de protection sociale
– Simplification des déclarations des entreprises avec le « dîtes le nous une fois »
– Fiabilisation des cotisations sociales et des droits des salariés
– Remontées mensuelles de la situation de l’emploi en France
Et les défis sont immenses. En effet, codifier dans une norme unique toutes les règles des conventions collectives, du droit du travail le tout, avec des pratiques de paie si diverses nécessite un esprit de synthèse hors du commun et une grande agilité. La technologie du fichier texte DSN , utilisant le principe du fichier séquentiel en ligne, hérité du Cobol est une marque de cette agilité. Bien que les garants de la norme technique, le GIP MDS produisent un travail de synthèse et de communication de grande qualité.
Quel est néanmoins le bilan à tirer d’une décennie d’existence de cette norme ?
UN BILAN DSN CONTRASTE
Plus de 10 ans après sa mise en œuvre, selon le Rapport d’information n° 836 (2022-2023), déposé le 5 juillet 2023 du Sénat (3), « sur près de 5,3 millions de DSN intégrées dans la base de contrôle des Urssaf entre février et avril 2023, les Urssaf ont recensé 516 000 DSN comportant au moins une anomalie en données individuelles (10,07 % du total) et 339 000 DSN comportant au moins une anomalie en données agrégées (7,10 % du total). La CCMSA, qui, elle, opère ses contrôles à la maille individuelle, affiche un taux d’erreur bien supérieur, à hauteur d’environ 40 %. »
Les propositions du rapport ont été :
- Instaurer une labellisation publique des logiciels de paie
- Stabiliser l’architecture de la DSN et la nomenclature des données qu’elle véhicule en anticipant mieux les éventuelles évolutions.
- Mise en œuvre de la DSN de substitution à un rythme infra-annuel pour amener les déclarants à corriger leurs anomalies déclaratives
Comme le souligne ce rapport, les organismes de protection sociale doivent trouver des solutions pour fiabiliser les DSN, source des cotisations sociales individuelles et des droits afférents : calcul des droits aux indemnités journalières de la CPAM, calcul des droits au chômage, droits à la retraite (CNAV, AGIRC-ARRCO, CNRACL, IRCANTEC, RAFP), droits liés aux Organismes complémentaires (mutuelle, prévoyance, sur-retraite) , …..
Le sujet intéresse les plus hautes sphères de l’Etat avec la création d’une mission interministérielle chargée du pilotage du système de collecte et d’utilisation des données sociales et d’un comité chargé de la simplification et de la qualité des déclarations des données sociales (4)
Un constat de redressement est partagé, des solutions de fiabilisation de la DSN s’impose.
La justesse des cotisations payées par toutes les organisations et les droits de 27 millions de salariés sont en jeu.
LA FIABILISATION DES LOGICIELS
Une nouvelle charte des éditeurs a vu le jour en 2024 (6) comprenant plus d’engagements de la part des éditeurs. En effet, le producteur de la DSN est forcément impliqué. Parmi, les engagements, l’éditeur devra par exemple :
- Fournir un logiciel « incluant des fonctionnalités complètes de régularisations sur exercices antérieurs. ».
- Maintenir la conformité de la dernière version du logiciel aux évolutions réglementaires de la DSN
- Fournir un logiciel en mesure de lire les CRM et d’interpréter la norme NEORES
- Effectuer, avant la mise en production d’une nouvelle version du cahier technique, un test avec des DSN basées sur des données fictives ou réelles, (dite aussi “pilote”) DSN (https://test.net-entreprises.fr/).
Sans proposer à ce stade de label, les éditeurs devront s’engager à une charte plus contraignante.
Dans le même temps, le décret en conseil d’état n°2023 -1384 du 29 décembre 2023 (4) a rendu opérant le dispositif de DSN de substitution au premier janvier 2024. Ce dispositif sacralise le CRM, ou compte rendu métier qui devra à terme répondre aux exigences de la norme NEORES. Les éditeurs sont appelés à intégrer cette seconde norme à leur logiciel de paie.
Le principe est le suivant : le déclarant envoi sa DSN mensuelle, l’OPS envoi son CRM au format NEORES pour signaler les anomalies, l’éditeur les affiche au déclarant. Celui-ci aura un mois après sa réception pour apporter sa correction ou contester l’observation qui lui est faîte. A défaut de correction, l’URSSAF pourra mettre en œuvre une DSN de substitution auprès de tous les OPS et procéder aux éventuels recouvrements ou remboursements.
Ce dispositif de DSN de substitution a pour objectif de répondre à une problématique majeure que présente la DSN : la correction des anomalies que les déclarants ne prennent pas le temps de faire.
L’URSSAF, a dans cette optique signé avec l’ACOSS la feuille de route 2024-2025 (6) pour fiabiliser les données individuelles via la généralisation de la DSN de substitution et un meilleur accompagnement des éditeurs, tiers-déclarants et déclarants.
LE CRM DE RAPPEL OU BILAN ANNUEL
Dans la pratique, les organismes de protection sociale ont compris que la correction tous les mois des anomalies est complexe pour les organisations par manque de temps et de visibilité.
C’est pour laisser plus de temps aux entreprises pour faire le bilan DSN de l’année qu’est apparu le CRM de rappel.
L’URSSAF ou la MSA émettent des CRM tout au long de l’année pour permettre aux organisations de corriger leurs anomalies au fil de l’eau.
Et en mars de l’année suivante, ils émettront une synthèse de toutes les anomalies CRM de l’année passée qui n’auraient pas été corrigées.
Les entreprises devront apporter des corrections ou contester ces CRM dans les deux mois, soit en Mai. Sans réponse du déclarant, et en dernier recours, l’URSSAF ou la MSA pourront appliquer des corrections unilatérales via la DSN de substitution. A ce stade, des majorations de cotisations pourront être appliquées ainsi que l’application de pénalités.
Le premier CRM de rappel sera transmis en Mars 2025 pour l’URSSAF. Il n’y aura pas de DSN de substitution en Mai 2025 dans un premier temps.
A partir de Mars 2026, le second CRM de rappel sera transmis et sans réponse du déclarant, la DSN de substitution pourra s’appliquer en Mai 2026.
Le CRM de rappel est une manière de réintroduire le principe de la DADSU, reconstitué par 12 DSN mensuelles. Le gestionnaire de paie aura les moyens de corriger ses anomalies au fil de l’eau, puis de faire le bilan en fin d’année par des régularisations en masse entre Mars et Mai.
Avec ce nouveau processus, le gestionnaire de paie est fortement incité à faire un bilan chaque année.
LES ECARTS PAIE ET DSN
Les déclarations DSN sont produites par les éditeurs de paie ayant signé la charte du GIP MDS à partir des données de paie. Chaque logiciel de paie a sa propre architecture d’organisation des données du salarié. Aussi, techniquement, pour produire ce format unique, chaque logiciel opère des transformations structurelles de sa donnée pour se conformer aux exigences de la norme NEODES. Or, comme l’ont montré en 2020, Forat Falih Hasan et Muhamad Shahbani dans leur étude « An Approach for Data Transformation In Homogeneous and Heterogeneous Information Systems »(5), la transformation de données est source de pertes qu’il faut minimiser.
Un logiciel de paie doit de ce fait minimiser les pertes de données entre son organisation logicielle de la data et la DSN (source de données texte). Pour ce faire, les logiciels doivent :
- Transformer leur logiciel pour assurer la granularité et le format exigé par la norme
- Maintenir auprès de leurs clients les transformations de données selon les exigences évolutives de la norme – au moins un cahier technique par an avec une à trois mises à jour infra-annuelles
- Permettre aux déclarants de contrôler et de corriger ces pertes de données
Sur ce dernier point, les éditeurs ont un niveau de réponse très hétérogène. Avec toutes les réponses intermédiaires, les éditeurs ont eu comme position soit de ne permettre aucune intervention directement en DSN, soit de permettre toutes les corrections manuellement. Pour les premiers, si leur déclaration initiale présente des erreurs, le déclarant n’a aucun moyen de corriger les anomalies. Pour les seconds, il peut corriger les anomalies manuellement. La dernière charte éditeur qui sera imposée aux éditeurs exigera à présent au moins la seconde option.
Le premier objectif d’un logiciel de paie est de calculer un bulletin conforme en montant, aux engagements pris avec le salarié en respectant les conditions de la législation. Pour accomplir cette tâche, les logiciels de paie ont leur propre organisation des données de paie, en fonction de choix historiques : besoins des clients, secteur d’activité,….. Une erreur de paie devient rapidement visible, grâce en partie par le contrôle opéré par le salarié sur son bulletin. Les données qui alimentent les déclarations DSN sont traduites à un niveau de détail exigé par la norme, sans aucune incidence sur la paie. Ainsi, un déclarant peut très bien avoir une paie parfaitement conforme à la législation, et aux engagements pris auprès du salarié, avec une déclaration signifiant tout autre chose.
Aussi, les entreprises ont l’obligation de contrôler que leurs déclarations DSN sont alignées avec les données de la paie des bulletins.
Et pour ce faire, ils doivent repartir des fichiers texte de la DSN car c’est bien eux que les organismes de protection sociale réceptionnent.
LA REGULARISATION EN DSN
La DSN apporte des informations très détaillées – environ 200 informations par mois par salarié. Pour une entreprise de 100 salariés, la DSN présente donc environ 20 000 lignes à contrôler chaque mois. En effet, un salarié porte la déclaration d’au minimum 4 rémunérations sur la période courante, de toutes ses cotisations individuelles comprenant assiettes, cotisations et autres éléments exigées par la norme (smic pris en compte pour le calcul de la fillon par exemple). Et si le salarié à deux contrats dans le mois on double ces déclarations alors si en plus il a des rappels….
La date de clôture de paie intervient le plus généralement en fin de mois. Un gestionnaire de paie qui clôture sa paie le 27 du mois a jusqu’au 5 , voir le 4 à minuit pour transmettre sa DSN. Ainsi, son délai de contrôle et de régularisations des anomalies est très contraint. Avec au moins, un week-end entre la clôture de paie et l’envoi de la DSN, il a en moyenne 6 jours de travail effectif, pour contrôler sa DSN et régulariser les CRM du mois précédent.
Imaginons que le gestionnaire de paie est averti d’une anomalie de déclaration de ses cotisations URSSAF au niveau individuel sur l’assiette déplafonnée, pour deux cotisations individuelles, sur les 6 derniers mois pour l’ensemble de ses salariés (100 salariés). Equipé d’un logiciel de paie permettant les corrections en DSN, il devra corriger manuellement 600 assiettes et 1200 cotisations. Dans le détail, il devra pour chaque mois, et pour chaque salarié annuler une précédente déclaration par au moins 10 saisies, et en ajouter une autre représentant autant de saisie. Dans cet exemple, le gestionnaire de paie devra pour 6 mois faire 6*2*10*100 = 12 000 saisies. Et rappelons qu’il devra pour assurer sa saisie identifier pour chaque salarié le montant de la déclaration à annuler, les dates de période (cohérence des dates avec la présence du contrat du salarié), l’identifiant de l’OPS,….
Avec 6 jours de travail à temps plein, sans autre obligation que de régulariser sa DSN, il devra assurer un rythme de saisie de 2000 informations à la journée (date, montant,….)
Il apparaît irréaliste de mener une telle mission manuellement.
Il est donc primordial d’être équipé d’un logiciel permettant d’identifier les écarts afin d’apporter en masse toutes les corrections à sa DSN.
FAIRE UN BILAN EXTERNE ?
Le CRM de rappel sera l’occasion annuelle de consolider vos déclarations et afin de contrôler leur alignement avec vos états de paie.
Le CRM de rappel sera transmis en Mars de l’année suivante. Dans les faits, il sera la synthèse de tous les CRM transmis au cours de l’année.
De ce fait, une fois passée la DSN de Décembre, chaque organisation aura toute la matière DSN et CRM pour démarrer son bilan.
Faire ce bilan consiste à synthétiser la donnée DSN au niveau annuel pour vérifier son alignement avec les états de paie.
Une fois les anomalies identifiées, il faut appréhender leurs conséquences potentielles tant en terme financiers que de droits sociaux, pour concentrer ses efforts sur les corrections essentielles à opérer.
Enfin, il faudra rigoureusement organiser ses corrections pour finalement générer une DSN régularisée entre Mars et Mai.
Vous pouvez investir dans vos propres outils mais le coût de licence annuel devra être justifié surtout si vous faîtes vos contrôles une fois par an. La lecture de la DSN restant complexe, l’appropriation du logiciel restera difficile, entraînant nécessairement des coûts complémentaires et une surcharge de travail important pour vos gestionnaires de paie.
Vous pouvez aussi confier cette étape à des spécialistes indépendants, formés aux règles de codification DSN, qui sauront rapidement grâce à nos outils, identifier les points essentiels à corriger et les méthodes de régularisation à privilégier.
Nous avons développé un processus complet d’analyse, de correction et de régularisation de la DSN, aligné sur les besoins des gestionnaires de paie avec une première étape : la synthèse métier annuelle de vos DSN.
Pour ce faire, vous devez récupérer au minimum les 12 DSN de chacun de vos établissements SIRET et choisir une formule :
– Basique : compilation de vos données DSN dans un reporting dynamique de contrôle sur l’intégralité des blocs . Ce rapport vous permet d’exercer vos propres contrôles et il est accompagné d’un manuel explicatif. Transmis sous 2 jours.
– Confort : Basique + Rapport décrivant chacune des anomalies CRM, leur cause, leur conséquence potentielle et une voie de résolution. Un entretien de deux heures est programmée en fin de mission. Cette formule nécessite la transmission des CRM
– Optimale : Confort + mesure des écarts paie/DSN. Cette formule nécessite la transmission des états de cotisations sociales, le livre de paie (ou bulletins de paie). Un entretien de deux heures est programmée en fin de mission.
Vous pouvez à tout moment basculer vers une formule supérieure.
Après cette phase d’audit, nous proposons en option, ces services associés :
– Correction des prochaines DSN : identification avec vos services paie des paramétrages du logiciel à modifier pour ne plus reproduire ces erreurs
–Plan de régularisation DSN : en fonction de la volumétrie des régularisations à opérer, nous pourrons vous proposer la génération d’un plan détaillé de toutes les régularisations DSN comprenant toutes les instructions pour vos gestionnaires de paie , ou bien la génération d’une DSN portant toutes les régularisations à opérer.
Jusqu’en Mars 2025, bénéficiez de notre offre UN CRM GRATUIT. Pour bénéficier de cette offre, vous devez prendre rendez vous et nous envoyer un CRM sur contact@bdu-expert.fr avec l’objet CRM GRATUIT. Lors de notre rendez-vous, nous vous donnerons des détails sur ce CRM :
Inscrivez vous : https://calendly.com/bduexpert/audit-conformite-dsn
- « Article 35 de la loi Warsmann du 23 mars 2012 »
- https://www.insee.fr/fr/statistiques/7721609
- https://www.senat.fr/rap/r22-836/r22-8367.html
- https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000048734819
https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000048729142
https://ieeexplore.ieee.org/document/9461287 - https://www.net-entreprises.fr/media/documentation/charte-editeurs-revue-forme.pdf
- https://www.urssaf.org/files/Espace%20media/Communiqués%20de%20presse/CP050424/Feuille_de_route_de_la_fiabilisation_Acoss_2024-2025.pdf