Contexte de la DSN de substitution
Le terme de DSN de substitution est apparu avec le projet loi de finances 2020. Avec le décret en conseil d’état n°2023 -1384 du 29 décembre 2023, le dispositif est entré en vigueur au premier janvier 2024. Relatif aux modalités de vérification et de correction des déclarations sociales nominatives, il vient détailler la procédure de signalement des anomalies dans les DSN des employeurs par les organismes de recouvrement ainsi que la procédure de mise en œuvre par l’organisme de son recouvrement.
Cette procédure n’interviendra qu’en cas de non-correction par le déclarant dans un délai. Ce dispositif de DSN de substitution a pour objectif de répondre à une problématique majeure que présente la DSN : la correction des anomalies. La DSN comme souhaité par ses créateurs est la source unique de déclarations des cotisations sociales dûes par l’entreprise et des droits des salariés en termes d’indemnités journalières de la sécurité sociale, les indemnités chômage, les droits à la retraite mais aussi plus récemment du RSA.
La fiabilité des données est requise. Et pour la majorité des salariés les déclarations sont en grande partie conformes. Mais il y a aussi des anomalies, qu’il serait nécessaire de corriger. Et comme depuis 2017 les organismes de protection sociale ne cessent d’alerter sur les corrections à opérer, cette nouvelle législation vise à contraindre les entreprises de le faire dans des délais contraints et de substituer leurs corrections à celles que les entreprises auraient dû faire. Et qui dit corrections, dit recouvrement ou remboursement de cotisations. Pour bien expliquer les enjeux à venir de ce dispositif, reprenons le processus DSN.
Le processus théorique et pratique de la DSN
En théorie, le process de la norme DSN est le suivant :
- La DSN est un fichier produit par le logiciel de paie et transmis après contrôle aux OPS (Organismes de Protection Sociale **)
- Les OPS contrôlent la cohérence des déclarations et envoient aux entreprises des comptes rendus métiers (CRM ou anomalies constatées selon leurs critères )
- Les gestionnaires de paie (GP) corrigent les erreurs relevées
- Les entreprises paient les cotisations dûes, les salariés bénéficient de leurs bons droits (maladie, chômage, retraite, APL,…)
La réalité depuis 2017 est néanmoins à nuancer :
- La réponse DSN de chaque éditeur de paie présente des spécificités
- Les Gestionnaires de paie croisent les doigts afin que la DSN passe les contrôles bloquants (ou anomalies bloquantes) avant la date fixée au 05 ou au 15 selon la taille de l’entreprise
- Les contrôles de cohérence ne garantissent pas la fiabilité Paie/DSN
- Les OPS communiquent des CRM pour que les GP contrôlent et corrigent
- Les GP n’ont souvent ni le temps, ni les moyens techniques de corriger
La correction des anomalies DSN une vraie difficulté technique et fonctionnelle
Les gestionnaires de paie ne sont pas de mauvaise volonté. Dans la pratique, il faut comprendre que la DSN est un fichier texte comprenant 200 lignes en moyenne par salarié par mois. Et la déclaration annuelle est une consolidation de 12 DSN mensuelles.
Les anomalies peuvent être de nature très différente sur de très nombreuses données et potentiellement plusieurs mois voire années. Quand vous êtes gestionnaire de paie, vous n’avez pas forcément un rendu simple de ce qui a été précédemment déclarée pour le comparer à ce que vous avez effectivement en paie.
Prenons un exemple simple : un organisme de protection sociale vous informe qu’une assiette de cotisation n’est pas correcte sur les 3 derniers mois pour l’ensemble de vos salariés, au nombre de 1000. Etant donné que la plupart des logiciels de paie ne permettent pas de régularisation en masse des DSN, le gestionnaire de paie devra corriger par l’insertion d’un bloc DSN manuelle comprenant les dates, le montant en différentiel (disons 5 saisies) pour 1000 salariés sur 3 mois. Un bref calcul nous indique que le gestionnaire de paie devra saisir 5*3*1000= 15 000 informations pour mettre en place ces correctifs.
Disons qu’un gestionnaire de paie est capable si il est organisé, compétent, rapide et rigoureux de saisir 300 informations par jour, soit 75 corrections d’assiette. Pour corriger sur 3 mois ses déclarations, il devrait y passer 30 jours.
Les gestionnaires n’ayant pas ce temps, les erreurs en DSN s’amoncellent sur les bureaux des OPS et ce malgré tous les messages pour inciter les employeurs à fiabiliser leurs données.
La DSN de substitution la solution
La DSN de substitution est la solution toute trouvée pour sensibiliser les employeurs au porte-monnaie. Passé un certain délai, si vous n’avez pas corrigé vos DSN, l’URSSAF pourra après échange contradictoire, exiger la régularisation des cotisations dûes ou leur remboursement selon ses propres calculs.
Le décret explicite le délai tout en conservant une ambiguïté.
« III- Les organismes chargés du recouvrement informent les déclarants qu’ils sont tenus de corriger les données présentant une anomalie lors de l’échéance déclarative la plus proche qui ne peut être inférieure à trente jours à compter de la notification du compte rendu mentionné au II, ou de s’opposer à ces corrections de manière motivée dans le même délai.
IV.-Le déclarant est informé que s’il n’a pas corrigé lui-même ses déclarations, les organismes chargés du recouvrement peuvent :
1° Lorsqu’il ne s’est pas opposé aux corrections de manière motivée, corriger eux-mêmes les données à l’issue du délai mentionné au III dans les conditions prévues à l’article R. 133-14-3 ; »
Ainsi, d’ailleurs, la description du délai laisse les juristes d’un célèbre groupe de paie à expliquer l’inénarrable par un exemple pratique :
« Info : Par exemple, si les corrections sont notifiées le 15 février, l’employeur doit effectuer les corrections (ou s’y opposer de manière motivée) non dans l’échéance du 5 ou 15 mars. »
Pour le moment, il semble difficile d’appréhender quel délai auront les déclarants pour apporter des corrections suite au compte rendu métier. Et comme il a été précisé qu’en 2024, la production de DSN de substitution ferait uniquement suite à contrôle comptable d’assiette et contrôle partiel d’assiette sur pièces. En 2024, l n’y aura pas d’automatisme mis en œuvre par l’URRSAF, ce qui pratiquement laisse aux entreprises le temps cette année de fiabiliser leurs données DSN.
Fiabiliser la DSN, l’enjeu de la DSN de substitution
L’origine de la DSN de substitution vise à répondre d’une difficulté technique : la régularisation.
La norme NEODES qui régit les règles de la DSN a été pensée agile techniquement avec l’utilisation du fichier séquentiel en ligne issu du COBOL. Cette technique permet en effet des modifications de la norme sans remettre en question les précédentes déclarations. Néanmoins, les modifications incessantes sur les codifications à opérer ont très souvent perdu les éditeurs logiciels et plus généralement tout le microcosme DSN.
Dans le même temps, la DSN a été nécessairement pensée pour uniformiser la déclaration de la paie en France, ce qui est un vaste sujet tant les pratiques sont nombreuses, les cas pléthoriques. Faire entrer tous les cas et pratiques dans un système de codification unique est un challenge ambitieux.
Et, si l’objectif affiché a toujours été la simplification pour les entreprises des déclarations, il a toujours été aussi question avec la DSN d’un formidable outil de contrôle, de statistique actualisé et de contrôle de mise en œuvre des politiques publiques pour l’emploi. La période d’actualisation a donc été le mois et le détail des informations transmises n’a cessé de s’étendre : le PAS, le montant net social,….
Le résultat est que la DSN véhicule de très nombreuses informations impactantes avec un détail au mois, au niveau de chaque contrat, et ce à gérer dans un contexte d’un droit social complexe toujours dans un mouvement croissant d’accélérations des réformes sociales.
Dans ce contexte, les anomalies déclaratives sont inévitables. Et la régularisation des informations, nécessite autant de minuties des gestionnaires de paie que sa complexité. La légitime appréhension des organisations à régulariser doublé de la difficulté technique de l’opérer pousse les entreprises à ne rien faire et à laisser s’accumuler ces erreurs. Depuis les origines de la DSN, les organismes de protection sociales ne font qu’alerter les entreprises de la nécessité de régulariser leurs anomalies. Dans la pratique, les gestionnaires de paie sont souvent démunis entre un logiciel de paie, principale cause des anomalies et des organismes qui demandent des corrections extrêmement complexes à mettre en œuvre, voire impossibles. Les comptes rendus métiers ne sont souvent pas compris par les gestionnaires et s’accumulent dans leur espace net entreprise.
Norme NEORES et compte rendus métiers : cheville ouvrière de la régularisation
Constatant cet état de fait, les organismes de protection sociale ont multiplié d’idées pour diminuer la complexité à laquelle font face les responsables des service paie. Selon le GIP MDS, groupement d’intérêt public de modernisation des déclarations sociales, le déploiement de la norme NEOReS est une partie de la solution. La normalisation des retours vise à poursuivre l’effort de simplification et de rationalisation de la DSN en proposant aux déclarants un unique format pour leurs retours. L’objectif affiché est de permettre aux déclarants des corrections simplifiées.
D’ailleurs, le décret laisse jusqu’au 31 décembre 2027 le soin aux organismes destinataires de la DSN de transmettre les comptes-rendus métiers par tout moyen. Et les CRM devront à partir de 2028 faire l’objet d’un retour dit normalisé unique.
Si la norme NEORES devrait permettre une meilleure compréhension des anomalies, il n’en reste pas moins que le temps des gestionnaires de paie restera limité et que les éditeurs devront s’engager à une meilleure maîtrise des déclarations DSN de leurs clients. De plus, l’analyse entièrement automatisée des erreurs ne pourra s’abstenir d’une lecture intelligente et patiente de la donnée pour faire respecter par l’organisation le paiement de sa juste cotisation pour des droits de salariés pleinement respectées.
Faîtes un bilan avant la généralisation de la DSN de substitution
Avec la DSN de substitution se matérialise le risque de pénalités pour l’entreprise du fait de déclarations de mauvaise qualité. Et pour les salariés, se matérialise le risque de se voir amputés de leurs droits.
Depuis 10 ans que nous analysons, traitons, conseillons les entreprises de la PME au grand groupe privé, ou de toute administration de la fonction publique, il est prématuré de proposer un logiciel autonome de contrôle et de régularisation de la DSN pour les raisons suivantes :
- L’environnement de la norme DSN restera agile encore un moment : de nombreuses réformes vont avoir lieu et des simplifications pour pérenniser durablement le système. Concevoir un logiciel fiable et sécurisée nécessitera une plus grande stabilité de l’environnement
- Les anomalies sont de nature très différentes et le risque d’apporter des corrections non essentielles voire contre-productives est trop important. L’avis d’un conseil avisé des possibilités et des enjeux financiers est une nécessité.
- La technicité des corrections à apporter nécessite une connaissance approfondie de la norme, des limites de la norme et des conséquences potentielles de ces modifications
Dans ce laps de temps avant la généralisation de la DSN de substitution et de ses conséquences financières, les organisations vont devoir faire le point sur deux axes :
- Les cotisations déclarées en DSN et le risque potentiel de sur ou sous cotisation
- Les droits déclarés en DSN pour leur calcul par France Travail, Retraite, Net Social
IRP LINK proposera sur toute l’année 2024 des formules optimisées de consolidation de vos DSN telles qu’opérées par vos organismes de protection sociale (URSSAF, AGIRC, Complémentaires, CNRACL, IRCANTEC,…) qui auront pour objectifs de vous permettre de :
- Mesurer le risque financier encouru par votre organisation avec la DSN de substitution
- Mesurer la qualité de réponse DSN de votre éditeur de paie
- Identifier les anomalies pour faire un état complet et priorisé des corrections à apporter
- Comprendre les raisons de ces anomalies : logiciel, paramétrage insuffisant, pratique,..
- Mettre un plan de régularisation de l’intégralité des DSN sur une période choisie
IRP LINK est votre meilleur atout pour défendre votre position pour les raisons suivantes :
- Indépendant : nous ne sommes liés à aucun éditeur de paie
- 10 ans de pratique du contrôle automatisé de la donnée DSN pour des secteurs d’activité et des tailles d’entreprise très différentes sur de très nombreux logiciels de paie
- Un contrôle automatisé doublé d’un service expert : la consolidation de la DSN est automatisé par notre logiciel « maison », fiable et agile. Les résultats sont commentés par un expert reconnu tant par sa pratique que par sa connaissance actualisée de la norme
Faîtes des économies, fiabiliser dès à présent vos DSN !
