- Article mis a jour le 14/03/2024
En cette période d’instabilité économique, de flou politique et de perte général du sens commun, nous sommes tous malmenés par l’incertitude. Par ailleurs, nous sommes inondés des discours de changement, d’ubérisation des modèles d’entreprise, de révolution du digital, d’un « Monde » numérique qui redéfinira les contours de nos interactions sociales. …. Bien évidement que nous entendons ce message et voudrions-nous y adapter, seulement moi ou mon entreprise, je ne peux me projeter aujourd’hui à demain en un jour.
Il y a près de 8 ans, cet article débutait sur ce constat. 8 ans après, nous constatons que la situation s’est encore dégradée avec la période COVID passée, deux guerres qui nous impactent directement, et l’IA en sus qui fait monter le CAC 40 au dessus des 8200 points. Finalement, pas certain que nos interactions sociales n’aient été valorisées par ces derniers déroulements.
Alors que faire dans un contexte social mouvant ?
- Simplement continuer d’assumer le quotidien qui nous mènera à Demain.
- Poursuivre la mobilisation des équipes pour leur donner le goût de nous suivre.
- Parfois se séparer de ceux qui mettent en péril la survie du groupe
C’est la réalité d’une entreprise et plus généralement d’une communauté. Des membres souhaitent faire vivre la communauté, par intérêt, passion, nécessité. Et dans les coups de vent, le dirigeant se voit la charge de décider qui poursuivra l’aventure. C’est un choix cornélien, inhumain, mais en son absence la vérité est que la communauté pourrait disparaître. A l’inverse, l’entreprise est également un lieu de richesses décuplées, d’interactions sociales et de belles victoires collectives. Et, pour assurer que cette belle aventure perdure, les fruits devront être partagées à leur juste niveau.
Dans ces deux cas, la BDESE est un moyen de communication dynamique de l’état de l’entreprise : chiffre d’affaires, perspectives, recrutements, démissions, turnover, absentéisme. Le dialogue social n’a pas besoin de la BDESE pour vivre, mais sa communication éclairera les représentants salariaux des décisions et orientations prises par des indicateurs chiffrés, commentés, expliqués, contextualisés. Quel dirigeant ne souhaiterait pas être éclairé par un tableau de bord simple et adapté à ses besoins ? Les salariés ont le même besoin de comprendre où ils vont, d’accepter la légitimité de ce qui est décidé, d’être impliqués.
La BDESE est un outil au service de l’authenticité. La direction doit s’ouvrir aux salariés pour présenter la réalité et dévoiler ses intentions. L’authenticité génère la confiance et l’empathie. Et, c’est exactement ce dont ont besoin les femmes et les hommes de l’entreprise pour libérer leurs énergies créatives dans un contexte volatil.
Comment simplifier la BDESE ?
La Base de Données Economiques Sociales et Environnementale doit contribuer à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. C’est plus qu’une solution technique ou une simple obligation réglementaire.
Initialement, elle avait pour ambition de servir de socle au renouvellement du dialogue social. Elle tend à exister en ce moment pour son éventuelle suppression au sens de la simplification administrative. Nous ne devrions néanmoins pas jeter le bébé avec l’eau du bain.
La BDESE doit être pensée comme un tableau de pilotage. Ce dernier est, à la fois, la matérialisation d’une réalité (analyse), ainsi qu’une traduction de la vision (prévisions) partagée par l’équipe dirigeante aux représentations salariales. La vision partagée n’est pas obligatoire, elle peut favoriser l’implication de votre communauté.
Pour simplifier sa mise en place, il serait judicieux que le législateur vise la simplification du contenu en suggérant de présenter des informations minimales tout en évacuant les redondances, les strictes obligations non respectées, tout en évitant de faire porter au CSE d’une société de 50 salariés sa politique environnementale. La BDESE pourrait pour de très nombreuses entreprises françaises redevenir la BDES. Qui peut croire qu’une entreprise de 60 salariés, dont la seule activité en France est de distribuer du matériel informatique peut transformer l’activité des constructeurs informatiques ?
La distinction faîte entre une société de 299 salariés et de 301 ne devrait pas avoir lieu. Dans cette optique, relever le seuil de l’obligation d’indicateurs renforcés de la BDESE à 1 000 salariés serait une bonne étape.
Il pourrait aussi être reconnu que de mettre à la disposition des élus du CSE des indicateurs RH au fil de l’eau n’a aucun sens. La direction au regard des éléments techniques à sa disposition doit contrôler les informations transmises, organiser sa communication et la contextualiser. En effet, mettre en ligne des indicateurs RH au fil de l’eau n’aura pour effet qu’une communication désastreuse d’indicateurs RH non fiables, de communications incessantes sans lien entre eux.
Enfin il devrait être reconnu le droit d’une entreprise de choisir d’écarter aisément des indicateurs qui ne correspondent pas à son activité, qui n’intéressent pas le CSE pour en faire un outil de communication plus facilement adaptable que l’accord collectif.
Comment choisir sa BDESE ?
En premier lieu, et après 10 années d’existence, la BDESE telle qu’elle a souvent été présentée est jugée peu utile et pour la direction et pour les représentants du personnel. Très souvent, elle a été construite comme une compilation de documents déjà existants, charge étant donné aux représentants du personnel d’en faire la synthèse.
Au contraire de cela, la BDESE aurait pu être un formidable outil de synthèse de l’activité d’une entreprise au regard d’indicateurs RH et financiers sur les trois dernières années et les orientations décisionnelles prises par la direction pour les trois prochaines. Les indicateurs doivent être mis en corrélation entre eux de manière synthétique et expliquée.
Le contenu de la BDESE est relativement long à compléter pour les entreprises dont l’effectif n’excède pas 300 salariés. Ce sont des centaines d’indicateurs à présenter dont près de 75% sont des indicateurs RH.
Dans ce contexte, le choix d’une alimentation automatique des données de paie, est une nécessité au risque de ne pouvoir actualiser son contenu régulièrement : le temps à y consacrer devenant trop important.
La fiabilité des calculs est un second prérequis. Le calcul des indicateurs RH par rapport à la paie nécessite des retraitements de l’information : regroupement des catégories sociales professionnelles, choix du mode de calcul ETP, du nombre de salariés fin de mois, du calcul du turn-over,….. Or, selon notre expérience, le calcul des indicateurs RH pour sa présentation au CSE nécessite de pouvoir les ajuster en toute circonstance : cas très spécifique de paie comme les rappels de paie et les cotisations.
D’un point de vue technique, l’entreprise peut choisir parmi ces 3 possibilités :
- Choisir le module de son éditeur de paie qui utilise ses données pour le calcul des indicateurs RH. C’est un choix à priori de raison mais avec un point important à vérifier : la justesse des calculs et la possibilité de les ajuster.
- Choisir d’alimenter l’information par l’extraction des données de paie. Ce choix nécessite néanmoins des travaux pour adapter ces calculs aux spécificités de son logiciel de paie
- Choisir de calculer les indicateurs RH via la norme DSN. Du fait du caractère normé de cette donnée, les travaux d’adaptation de la donnée de paie éditeur est moindre. Néanmoins, la DSN, présentant des anomalies nombreuses et un format adapté aux prérequis des organismes de protection sociale, il reste nécessaire de pouvoir affiner sur mesure le calcul des indicateurs RH. Choisir la DSN pour alimenter sa BDESE est aussi un moyen judicieux de fiabiliser ses déclarations sociales nominatives. La donnée RH DSN va par nécessité être fiabilisée. C’est en effet la donnée officielle, sources des cotisations et des droits des salariés. Aussi, le temps investi à fiabiliser le calcul de ses indicateurs RH sert la fiabilité de la BDESE tout en améliorant vos déclarations sociales.
Nous pensons chez IRP LINK que la meilleure stratégie pour le calcul des indicateurs RH de la BDESE est de se baser sur vos fichiers DSN. Par ailleurs, la DSN est une information extrêmement sensible : nom de vos salariés, numéros de sécurité sociale, leurs derniers salaires, leur adresse postale, leur date de naissance,. Au regard du caractère convoité de telles informations les exposer dans une solution SAAS n’est pas selon nous une bonne idée. La centralisation des informations DSN augmente l’appétit des pirates, en devenant une cible.
C’est la raison pour laquelle nous avons opté pour une formule BDESE, installée sur vos serveurs, connectée par intermittence, pour actualiser nos paramétrages sur mesure. Et que nous proposons une solution agile sur laquelle vous avez toujours la main pour modifier un ou plusieurs indicateurs en cas de besoin.
